Sie haben den neuen Toner eingesetzt, die Klappe zugemacht, und im Display steht weiter eine Fehlermeldung. Das ist der mit Abstand häufigste Grund, warum bei uns das Telefon klingelt. Die gute Nachricht: in den meisten Fällen ist die Kartusche völlig in Ordnung und das Problem in zwei Minuten behoben.
Wir gehen hier die Schritte in genau der Reihenfolge durch, in der wir sie auch am Telefon mit Kunden abarbeiten. Von oben nach unten, die wahrscheinlichsten Ursachen zuerst. Arbeiten Sie die Liste ab, ohne einen Punkt zu überspringen, auch wenn er Ihnen zu einfach vorkommt.
Zuerst: welche Meldung steht genau da?
Drucker sind in ihrer Wortwahl selten präzise, aber die Unterschiede sind wichtig. Schauen Sie noch einmal aufs Display und ordnen Sie Ihre Meldung ein.
- "Toner leer" oder "Toner ersetzen" kurz nach dem Wechsel: fast immer ein Zähler, der nicht zurückgesetzt wurde. Der Drucker weiß nichts vom Füllstand, er rechnet mit gedruckten Seiten.
- "Toner prüfen", "Kartusche fehlt" oder "Verbrauchsmaterial nicht installiert": ein mechanisches oder elektrisches Problem. Sitz, Kontakte, Transportsicherung.
- "Nicht-Originalkartusche erkannt" oder "Kartuschenschutz aktiv": Der Drucker hat die Kartusche erkannt, akzeptiert sie aber nicht. Das ist eine Firmware-Entscheidung, kein Defekt.
- Ein Fehlercode aus Buchstaben und Zahlen, etwa E59 oder 10.0000: schlagen Sie den Code nach, er zeigt oft auf ein ganz anderes Bauteil als auf den Toner.
Die neun Schritte
1. Schutzstreifen und Transportsicherung
Der häufigste Grund, und der, über den sich am Telefon am meisten gelacht wird. Fast jede Kartusche hat einen orangen, gelben oder roten Streifen, der das Pulverfach versiegelt. Manche Modelle haben zusätzlich eine Kunststoffklammer oder einen Papierstreifen an der Trommelwalze. Nehmen Sie die Kartusche noch einmal heraus und drehen Sie sie einmal komplett in der Hand. Schauen Sie dabei ausdrücklich auf die Unterseite, dort sitzt bei Brother und Samsung gern die zweite Sicherung.
2. Sitzt die Kartusche wirklich fest?
Setzen Sie den Toner noch einmal ein und schieben Sie ihn, bis es hörbar klickt. Bei Brother- und Lexmark-Geräten steigt der Widerstand kurz vor dem Einrasten merklich an, und genau an dieser Stelle hören viele auf, aus Angst, etwas zu zerbrechen. Drücken Sie durch. Prüfen Sie außerdem, ob die Kartusche gerade sitzt und nicht vorne an der Führungsschiene hängt. Bei Geräten mit getrennter Trommel muss der Toner zuerst in die Trommeleinheit einrasten und beides zusammen dann in den Drucker.
3. Kontakte reinigen
An der Seite der Kartusche sitzen goldene oder silberne Kontaktflächen, bei manchen Modellen ein kleiner Chip in einer Vertiefung. Darüber laufen alle Daten zum Drucker. Ein Fingerabdruck oder eine Schicht Tonerstaub reicht, damit nichts ankommt. Wischen Sie die Flächen mit einem trockenen Mikrofasertuch ab, ohne Reinigungsmittel und ohne Wasser. Schauen Sie auch in den Drucker: die Gegenkontakte im Schacht verstauben genauso. Mit Isopropanol dürfen Sie arbeiten, wenn Sie es vollständig abtrocknen lassen.
4. Toner schwenken, nicht schütteln
Nehmen Sie die Kartusche waagerecht in beide Hände und kippen Sie sie fünf bis sechs Mal sanft nach links und rechts, etwa so, wie man eine Waage austariert. Nicht senkrecht schütteln wie eine Spraydose. Das verteilt das Pulver gleichmäßig über die Entwicklerwalze und löst Klumpen, die sich beim Transport gebildet haben. Bei einer Kartusche, die längere Zeit auf der Seite gelagert wurde, ist dieser Schritt oft der entscheidende.
5. Zähler zurücksetzen
Brother-Geräte sind dafür bekannt, aber auch Samsung, Lexmark und OKI arbeiten so. Der Drucker zählt Seiten und meldet nach einer festgelegten Zahl "Toner ersetzen", unabhängig davon, wie viel Pulver tatsächlich noch drin ist. Nach dem Wechsel muss dieser Zähler zurückgesetzt werden. Bei vielen Brother HL- und DCP-Modellen funktioniert das so: Frontklappe öffnen, die Taste "Storno" oder "Clear" drücken, dann erscheint im Display die Abfrage nach dem ersetzten Verbrauchsmaterial, mit den Pfeiltasten "Toner" auswählen und mit "OK" bestätigen. Die genaue Tastenfolge unterscheidet sich je Modell, sie steht im Handbuch unter "Verbrauchsmaterial ersetzen".
6. Drucker vollständig vom Strom nehmen
Nicht in den Standby schicken, sondern das Netzkabel ziehen. Zwei Minuten warten, dann wieder anstecken. Viele Geräte halten den letzten Status im Zwischenspeicher, auch wenn die Ursache längst behoben ist. Bei Netzwerkdruckern lohnt es, in dieser Zeit auch den Druckauftrag in der Warteschlange am Rechner zu löschen, sonst läuft der alte Fehler direkt wieder auf.
7. Firmware prüfen
Hier wird es unangenehm. HP, Canon, Samsung und Epson haben in der Vergangenheit Firmware-Updates ausgeliefert, nach denen Fremdkartuschen nicht mehr angenommen wurden. Das Muster ist eindeutig: Ihr Toner lief monatelang problemlos, der Drucker hat sich nachts aktualisiert, und seitdem ist er nicht mehr erkannt. Schalten Sie automatische Updates im Druckermenü oder im Webinterface des Geräts ab, meist unter "Verwaltung" oder "Dienste". Bei manchen Modellen lässt sich eine ältere Firmware zurückspielen, bei anderen nicht. Ein Downgrade ist technisch möglich, aber kein Anfängerprojekt, rufen Sie uns in diesem Fall besser an.
8. Passt die Kartusche überhaupt zum Modell?
HP CF217A und CF219A sehen sich auf den ersten Blick ähnlich, aber das eine ist der Toner und das andere die Trommel für dasselbe Gerät. Bei Brother unterscheiden sich TN-2410 und TN-2420 nur in der Füllmenge, DR-2400 ist dagegen die Trommel. Vergleichen Sie die Nummer auf der Verpackung mit der Nummer im Druckerhandbuch, nicht mit der Kartusche, die vorher drin war. Wer ein Gerät aus zweiter Hand hat, weiß nicht, ob der Vorbesitzer schon das Falsche gekauft hatte.
9. Trommel mitprüfen
Bei Brother, OKI, Lexmark und vielen Samsung-Modellen sind Toner und Trommel getrennte Teile mit eigenen Zählern. Eine verbrauchte Trommel löst eigene Meldungen aus, die man im Eifer des Gefechts dem neuen Toner zuschreibt. Steht im Display "Trommel bald ersetzen" oder blinkt eine zweite Kontrollleuchte, haben Sie zwei Baustellen. Der Trommelzähler wird übrigens ebenfalls manuell zurückgesetzt, mit einer anderen Tastenfolge als beim Toner.
Markenspezifische Besonderheiten
- Brother: Manche Modelle haben ein kleines Fenster am Toner, durch das eine Lichtschranke den Füllstand prüft. Ist das Fenster verstaubt oder vom Aufkleber verdeckt, meldet das Gerät "leer" bei voller Kartusche. Einfach freiwischen.
- HP: Achten Sie auf die Unterscheidung zwischen Modellen mit und ohne Kartuschenschutz. Im Webinterface des Druckers lässt sich die Option "Richtlinie für Verbrauchsmaterial" oft von "Autorisiert HP" auf "Aus" stellen.
- Canon: Bei den CRG-Kartuschen ist häufig die Trommel integriert. Eine Meldung über Belichtungsfehler zeigt hier auf dieselbe Einheit.
- Samsung und Xerox: Chip sitzt teilweise sehr exponiert, Transportschäden fallen hier eher auf. Kontakte genau ansehen.
- OKI: Arbeitet mit LED-Zeilen statt Laser. Ein verschmutztes LED-Band erzeugt Fehlerbilder, die wie ein Tonerproblem aussehen.
Wann es tatsächlich die Kartusche ist
Es gibt Fälle, in denen die Kartusche wirklich defekt ist. Daran erkennen Sie es: Der Chip wird auch nach Reinigung in keinem der Schächte erkannt, die Kartusche wurde beim Transport sichtbar beschädigt, oder es tritt Pulver aus. In diesem Fall gilt bei uns das, was bei jedem Händler gelten sollte. Sie melden sich, wir prüfen, und wenn die Kartusche nicht in Ordnung war, bekommen Sie Ersatz. Eine lange Diskussion um Belege führen wir nicht.
Was hingegen kein Defekt ist: eine Kartusche, die weniger Seiten schafft als angegeben, weil Sie Tabellen mit Rahmen oder Präsentationen drucken. Die Reichweitenangaben beziehen sich auf fünf Prozent Deckung nach ISO/IEC 19752. Mehr dazu in unserem Beitrag über Druckkosten pro Seite.